Online-Termine im Reisebüro: Kunden buchen die Beratung selbst
Wie Kunden einen Beratungstermin im Reisebüro online buchen: was die Buchung abfragen sollte, wie Urlaub und Feiertage sperren, Erinnerung, Absage, Google-Profil und Datenschutz.
Kurz gesagt: Bei einem Online-Termin wählt Ihr Kunde auf Ihrer Website Thema, Beratungsart, Ansprechperson und eine freie Uhrzeit und bekommt sofort eine Bestätigung per E-Mail. Damit das im Alltag funktioniert, müssen Arbeitszeiten, Urlaub und Feiertage die freien Zeiten von selbst sperren, und der Kunde muss über einen Link absagen oder verschieben können. Setzen Sie den Buchungsknopf auf jede Seite Ihrer Website und als Buchungslink in Ihr Google-Unternehmensprofil. Speichert ein Anbieter die Termine für Sie, brauchen Sie mit ihm einen AV-Vertrag.
Warum Reisebüros Termine online vergeben
Viele Kunden denken abends oder am Wochenende über ihren Urlaub nach, wenn Ihr Büro geschlossen hat. Wer dann erst am nächsten Tag anrufen müsste, schiebt es auf und vergisst es oft. Eine Buchungsseite nimmt den Termin in genau diesem Moment an.
Für Ihr Team zählt etwas anderes: Ein gebuchter Termin kommt mit einem Thema. Wenn Sie am Morgen wissen, dass um 15 Uhr ein Paar eine Kreuzfahrt im Mittelmeer sucht, legen Sie Kataloge und erste Angebote bereit, statt im Gespräch erst zu suchen. Und jede Terminabsprache, die nicht am Telefon stattfindet, unterbricht keine laufende Beratung am Tresen.
Laufkundschaft bleibt willkommen. Wer spontan vorbeikommt, wird bedient, wenn jemand frei ist. Wenn Sie dafür feste Zeiten freihalten möchten, geben Sie online nur einen Teil des Tages zur Buchung frei.
Was eine Online-Buchung abfragen sollte
Jedes zusätzliche Feld ist ein Grund, die Buchung abzubrechen. Fragen Sie nur, was Sie für die Vorbereitung brauchen. Das verlangt auch die DSGVO: Personenbezogene Daten müssen auf das für den Zweck notwendige Maß beschränkt sein (Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO).
| Angabe | Wozu Sie sie brauchen | Pflichtfeld? |
|---|---|---|
| Thema, etwa Fernreise, Kreuzfahrt oder Familienurlaub | Dauer festlegen, Unterlagen vorbereiten | Ja |
| Beratungsart: im Büro, am Telefon oder per Video | Wissen, ob der Kunde kommt oder Sie anrufen | Ja, wenn Sie mehrere anbieten |
| Ansprechperson | Stammkunden möchten zu „ihrer“ Beraterin | Nein, mit der Wahl „egal“ |
| Tag und Uhrzeit | Der Termin selbst | Ja |
| Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer | Bestätigung, Rückruf bei Telefonberatung | Name und E-Mail, Telefon bei Telefonberatung |
| Freitext „Worum geht es?“ | Wünsche vorab kennen | Nein |
Reisezeitraum, Personenzahl und Budget klären Sie besser im Gespräch oder vorher mit einer Bedarfsanalyse. In der Terminbuchung machen diese Fragen das Formular nur länger.
Termine planen: Dauer, Arbeitszeiten, Urlaub und Feiertage
Dauer je Thema
Eine Beratung zur Weltreise braucht länger als die Frage nach einem Angebot für die Herbstferien. Legen Sie die Dauer für jedes Thema fest und lassen Sie danach etwas Luft, um das Angebot abzuspeichern oder Notizen zu machen. Sonst beginnt der nächste Termin, während der vorige Kunde noch am Tisch sitzt.
Arbeitszeiten je Person
Online buchbar ist nur, wer zu dieser Zeit arbeitet. Hinterlegen Sie die Arbeitszeiten für jede Person einzeln, auch Teilzeit und einen späten Tag in der Woche. Wer an einem Tag nur im Hintergrund arbeitet, etwa Reiseunterlagen verschickt, sollte an diesem Tag nicht buchbar sein.
Urlaub, Krankheit und Feiertage
Das häufigste Ärgernis: Ein Kunde bucht einen Termin bei einer Beraterin, die zu dieser Zeit selbst verreist ist. Prüfen Sie deshalb vor der Wahl eines Werkzeugs, ob genehmigter Urlaub die Buchungsseite automatisch sperrt oder ob jemand ihn zweimal eintragen muss, einmal in der Urlaubsliste und einmal im Kalender. Was zweimal eingetragen werden muss, wird irgendwann einmal vergessen.
Gesetzliche Feiertage sind nicht in allen Bundesländern gleich. Das Werkzeug sollte die Feiertage Ihres Bundeslands kennen, damit niemand am Fronleichnamstag vor verschlossener Tür steht.
Bestätigung, Erinnerung und Absage
Nach der Buchung sollte der Kunde sofort eine E-Mail bekommen: Datum, Uhrzeit, Ihre Adresse oder bei Telefonberatung den Hinweis, dass Sie anrufen, und eine Kalenderdatei, mit der er den Termin in seinen eigenen Kalender übernimmt. Bei einer Video-Beratung gehört der Link zum Gespräch dazu.
Eine Erinnerung vor dem Termin hilft gegen das schlichte Vergessen. Für einen Termin am Vormittag ist der Vortag ein guter Zeitpunkt, für einen Termin am Nachmittag reicht auch der Morgen.
Ebenso wichtig ist ein Link zum Absagen oder Verschieben in jeder Mail. Wer nicht kommen kann und dafür anrufen müsste, bleibt oft einfach weg. Mit dem Link wird der Platz wieder frei, und ein anderer Kunde kann ihn buchen.
Für Ihr Büro gilt: Jede Online-Buchung sollte sofort im gemeinsamen Kalender stehen und eine Nachricht ans Büro auslösen. Sonst vergibt jemand denselben Platz noch einmal am Telefon.
Wo der Buchungsknopf hingehört
- Auf Ihrer Website: auf jeder Seite gut sichtbar, mit klaren Worten wie „Termin vereinbaren“. Am besten öffnet sich die Buchung auf Ihrer eigenen Website, im Aussehen Ihres Büros.
- Im Google-Unternehmensprofil: Google erlaubt Buchungslinks mit der Aktion „Termin vereinbaren“. Sie tragen die Adresse Ihrer Buchungsseite im Profil unter „Buchung“ ein (Google-Hilfe). Viele Kunden sehen Ihr Profil in der Google-Suche oder in Google Maps, bevor sie Ihre Website öffnen.
- In Ihren E-Mails: ein Satz mit Link in der Signatur und unter jedem Angebot, etwa „Sie möchten das lieber persönlich besprechen? Hier buchen Sie einen Termin.“
- Auf Instagram und Facebook: der Link im Profil, wenn Sie dort regelmäßig aktiv sind.
Drei Wege zur Online-Terminbuchung
| Weg | Passt für | Grenzen |
|---|---|---|
| Termine wie bisher per Telefon und E-Mail | Sehr kleine Büros mit wenigen Beratungsterminen | Nur zu Öffnungszeiten, jede Absprache kostet Zeit auf beiden Seiten |
| Ein allgemeines Terminwerkzeug, als Link oder eingebettet auf der Website | Büros, die nur Termine online vergeben möchten | Urlaubsplanung und Website laufen getrennt, wenn das Werkzeug sie nicht kennt |
| Terminbuchung als Teil von Website und Büro-Werkzeugen eines Anbieters | Teams mit mehreren Beratern, die Termine und Urlaub an einem Ort führen möchten | Sie binden mehrere Aufgaben an einen Anbieter |
Fragen Sie bei jedem Anbieter, ob sich Themen, Beratungsarten und Texte an Ihr Reisebüro anpassen lassen, ob die Mails in Ihrem Namen hinausgehen und ob Sie die Online-Buchung bei Bedarf pausieren können, etwa wenn das halbe Team krank ist.
Datenschutz bei der Online-Terminbuchung
Eine Terminbuchung speichert Namen, Kontaktdaten und oft einen Hinweis auf die gewünschte Reise. Darauf sollten Sie achten:
- AV-Vertrag: Speichert ein Anbieter die Termine für Sie, verarbeitet er die Daten in Ihrem Auftrag. Sie brauchen dann einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO).
- Datenschutzerklärung: Wer Daten erhebt, muss die Empfänger oder Kategorien von Empfängern nennen (Art. 13 Abs. 1 lit. e DSGVO). Nehmen Sie den Anbieter der Terminbuchung in Ihre Datenschutzerklärung auf.
- Serverstandort: Ein Server in Deutschland oder der EU macht die Prüfung einfacher.
- Wenige Felder: Fragen Sie nur ab, was Sie für den Termin brauchen (siehe oben).
Online-Termine mit SendSite
SendSite bietet die Terminbuchung im Abo Business Class für 149,99 € im Monat an, monatlich kündbar. Ihre Kunden buchen auf Ihrer Website in vier Schritten: Leistung, Termin, Daten und Zusammenfassung. Sie wählen das Thema, die Beratungsart (im Reisebüro, telefonisch oder per Video-Call, je nachdem, was Sie für das Thema anbieten), die Ansprechperson und eine freie Zeit. Bestätigung mit Kalenderdatei und Erinnerung gehen automatisch im Namen Ihres Reisebüros hinaus, und über den Link in der Bestätigung sagt der Kunde selbst ab oder verschiebt. Ihr Team sieht alle Termine im gemeinsamen Kalender.
Urlaub beantragt und genehmigt Ihr Team im selben System, unter Urlaub & Stunden. Genehmigter Urlaub sperrt die Buchungsseite, die Feiertage Ihres Bundeslands ebenso. Pausieren Sie die Online-Buchung, zeigt die Seite Ihre Telefonnummer und Adresse. Die Daten liegen auf einem Server in Deutschland, der AV-Vertrag ist Teil der Einrichtung.
Das Abo gibt es zu einer SendSite-Website (Professional oder Premium). Business Class enthält außerdem die App Reisebegleiter mit SendSite Connect, Nelly und SendSite Studio. Wenn Sie nur eine Terminbuchung suchen und die übrigen Teile nicht brauchen, passt ein einzelnes Terminwerkzeug besser. Einzelheiten stehen unter Produkt und Preise.
Häufige Fragen
Können Kunden im Reisebüro online einen Termin buchen?
Ja, wenn Ihr Büro eine Online-Terminbuchung anbietet. Der Kunde wählt auf Ihrer Website oder über den Link in Ihrem Google-Profil Thema und Uhrzeit und bekommt die Bestätigung per E-Mail. Ohne ein solches Werkzeug bleiben Telefon und E-Mail.
Wie binde ich eine Terminbuchung auf meiner Website ein?
Üblich sind zwei Varianten: ein Link für einen Knopf „Termin vereinbaren“ oder ein Element, das die Buchung direkt auf Ihrer Seite zeigt. Fragen Sie Ihren Anbieter oder den Betreuer Ihrer Website, welche Variante zu Ihrer Seite passt.
Wie verhindere ich Termine, wenn ein Berater im Urlaub ist?
Nur mit einem Werkzeug, das Urlaub und Abwesenheiten kennt. Am sichersten ist es, wenn genehmigter Urlaub die Buchungsseite automatisch sperrt. Muss Urlaub zusätzlich von Hand im Kalender geblockt werden, geht das früher oder später schief.
Brauche ich für eine Online-Terminbuchung einen AV-Vertrag?
Ja, sobald ein Anbieter die Termindaten für Sie speichert. Das verlangt Art. 28 DSGVO. Nennen Sie den Anbieter außerdem in Ihrer Datenschutzerklärung.
Wie kann ich einen Termin wieder absagen?
Als Kunde über den Link in der Bestätigungsmail, wenn das Reisebüro ihn anbietet, sonst per Telefon oder E-Mail. Als Reisebüro sollten Sie diesen Link in jede Bestätigung setzen: Abgesagte Termine geben den Platz für andere Kunden frei.