Digitalisierung im Reisebüro: wo Sie anfangen

Kurz gesagt: Fangen Sie dort an, wo Kunden Sie zuerst suchen: beim Google-Unternehmensprofil und bei einer Website, die Anfragen auch abends annimmt. Danach nehmen Online-Termine und digitale Reiseunterlagen dem Team am meisten Arbeit ab. WhatsApp und Social Media lohnen sich, wenn jemand sie regelmäßig bedient. Digitalisierung soll die persönliche Beratung nicht ersetzen, sondern ihr mehr Zeit verschaffen.

Warum Digitalisierung für Reisebüros keine Frage der Technik ist

Die Stärke eines Reisebüros ist die Beratung durch Menschen, die Ziele, Hotels und Veranstalter kennen. Digital wird es dort, wo Kunden heute suchen und fragen: am Smartphone, abends, am Wochenende. Wer dann nicht erreichbar ist, verliert die Anfrage an ein Portal. Die Frage ist also nicht, welche Software modern ist, sondern an welchen Stellen Kunden zu Ihnen finden und wo Ihr Team Zeit verliert.

Schritt 1: Gefunden werden

Google-Unternehmensprofil. Für Suchen wie „Reisebüro in der Nähe“ zeigt Google zuerst Profile mit Karte. Pflegen Sie Öffnungszeiten (auch an Feiertagen), Telefonnummer, Website und Fotos von Büro und Team. Bitten Sie Kunden nach der Reise um eine Bewertung, und zwar alle, nicht nur zufriedene: Bewertungen gezielt nur bei guten Erfahrungen anzufragen, verstößt gegen Googles Richtlinien.

Eine Website, die zeigt, wer Sie sind. Ihr Team mit echten Fotos, Ihre Schwerpunkte, Ihre Reisearten und eine Kontaktleiste, die auf dem Smartphone sofort sichtbar ist. Was im Einzelnen hineingehört, beschreibt der Ratgeber Eine Website für Ihr Reisebüro erstellen.

Schritt 2: Anfragen annehmen, auch nach Feierabend

Viele Menschen planen ihren Urlaub, wenn das Büro geschlossen ist. Ein leeres Kontaktformular hilft dann wenig, weil man nicht weiß, was man hineinschreiben soll.

Ein Urlaubsfinder fragt in wenigen Schritten, was eine Beratung braucht: Wohin ungefähr, wann, mit wem, mit welchem Budget. Am nächsten Morgen liegt eine Anfrage vor, auf die Ihr Team sofort mit einem Vorschlag antworten kann. Der Urlaubsfinder empfiehlt nicht an Ihrer Stelle, er bereitet das Gespräch vor. Welche Fragen in eine solche Bedarfsanalyse gehören, zeigt der Ratgeber Bedarfsanalyse im Reisebüro.

Schritt 3: Termine online vergeben

Telefonische Terminabsprachen kosten Zeit auf beiden Seiten. Mit einer Online-Terminbuchung wählen Kunden Thema, Ansprechperson und Uhrzeit selbst, Bestätigung und Erinnerung gehen automatisch hinaus. Wichtig für ein kleines Team: Urlaub und freie Tage müssen die Buchung sperren, sonst bucht jemand einen Termin bei einer Kollegin, die gerade auf Reisen ist.

Schritt 4: Reiseunterlagen digital mitgeben

Papierstapel und PDF-Anhänge gehen verloren, und vor dem Abflug klingelt das Telefon: „Wann geht nochmal der Flug?“ Eine App für Ihre Reisenden bündelt Reisen und Unterlagen an einem Ort, auch ohne Netz. Entscheidend ist, dass Ihr Reisebüro darin sichtbar bleibt und der Anruf bei Ihnen ein Fingertipp ist, damit die nächste Reise wieder bei Ihnen gebucht wird.

Damit das nicht zu Mehrarbeit führt, sollten die Daten nicht abgetippt werden müssen. Bei SendSite übernimmt das SendSite Connect: Das Programm auf dem Bürorechner bringt eine Reise in die App, sobald Sie im Buchungsprogramm die Reisebestätigung anzeigen oder drucken.

Schritt 5: WhatsApp und Social Media

WhatsApp ist für viele Kunden der bequemste Weg. Für ein Team mit mehreren Personen ist ein gemeinsamer Posteingang besser als ein einzelnes Diensthandy, damit Nachrichten nicht liegen bleiben, wenn jemand frei hat. Prüfen Sie dabei den Datenschutz: Für Kundendaten brauchen Sie einen Anbieter, mit dem Sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung schließen.

Social Media lohnt sich, wenn regelmäßig etwas erscheint. Aktuelle Angebote, Eindrücke von eigenen Reisen und Ihr Team funktionieren besser als allgemeine Urlaubsbilder. Werkzeuge, die aus einem Veranstalter-Flyer einen fertigen Beitrag machen und ihn zur geplanten Zeit veröffentlichen, sparen hier die meiste Zeit.

Reihenfolge und Aufwand im Überblick

Einzeln oder aus einer Hand?

Jeder dieser Schritte lässt sich mit einem eigenen Werkzeug umsetzen. Dann haben Sie aber für jedes einen Vertrag, ein Login und eine Rechnung, und die Teile wissen nichts voneinander. Die Vor- und Nachteile beider Wege vergleicht Alles aus einer Hand oder einzelne Werkzeuge?.

SendSite bietet die Schritte 1 bis 5 bei einem Anbieter an: Website und Urlaubsfinder, im Abo Business Class die App Reisebegleiter, Online-Termine, Urlaub & Stunden, Nelly und SendSite Studio, in First Class den Posteingang für WhatsApp und Instagram. Was davon schon buchbar ist, steht unter Preise.

Häufige Fragen

Ersetzt die Digitalisierung die Beratung im Reisebüro?

Nein. Gute digitale Werkzeuge nehmen dem Team Routinearbeit ab, etwa Terminabsprachen, Rückfragen zu Flugzeiten oder das Abtippen von Daten. Die gewonnene Zeit fließt in die Beratung.

Womit sollte ein kleines Reisebüro anfangen?

Mit dem Google-Unternehmensprofil und einer Website, auf der Telefon, Öffnungszeiten und ein einfacher Weg zur Anfrage sofort zu sehen sind. Das bringt am schnellsten neue Kunden.

Was muss ich beim Datenschutz beachten?

Sobald ein Dienstleister Daten Ihrer Kunden für Sie verarbeitet, brauchen Sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Fragen Sie jeden Anbieter danach und auch, wo die Daten gespeichert werden.

Brauchen meine Kunden für eine Reise-App ein Konto?

Das hängt von der App ab. Beim Reisebegleiter von SendSite laden Reisende die kostenlose App, melden sich mit ihrer E-Mail-Adresse an und tragen den Reisecode ein, den sie von ihrem Reisebüro bekommen.

Wie viel Zeit kostet die Umstellung?

Am meisten Zeit sparen Lösungen, die jemand für Sie einrichtet. Bei SendSite brauchen wir für die Website einmal etwa eine halbe Stunde Ihrer Zeit für Inhalte und Wünsche.