Reisebüro-App für Kunden: Unterlagen aufs Handy, mit Ihrem Büro darin
Was eine Reisebüro-App für Ihre Kunden können muss, was eine eigene App im App Store verlangt, welche Wege es sonst gibt und worauf Sie beim Datenschutz achten.
Kurz gesagt: Eine Reisebüro-App für Kunden legt Reise, Flugzeiten und Reiseunterlagen aufs Handy, auch ohne Internet, und hält Ihr Büro dabei sichtbar und mit einem Fingertipp erreichbar. Sie können eine eigene App entwickeln lassen, eine gemeinsame App nutzen, in der Ihr Büro erscheint, oder bei PDF-Unterlagen per E-Mail bleiben. Entscheidend sind drei Dinge: Die Unterlagen funktionieren offline, Ihr Team muss nichts abtippen, und nur die richtigen Reisenden sehen die Reise.
Wozu eine App für Ihre Reisenden
Nach der Buchung liegen die Unterlagen eines Kunden meist verstreut: Bestätigungen in verschiedenen E-Mails, Voucher als PDF-Anhang, der Flugschein vielleicht ausgedruckt. Kurz vor dem Abflug kommt dann der Anruf: „Wann geht nochmal der Flug?“ Eine App bündelt das an einem Ort.
Für Ihr Büro hat sie noch einen zweiten Zweck. Die Reise ist die Zeit, in der Ihr Kunde am häufigsten an Sie denkt. Steht Ihr Büro in der App, mit Telefonnummer und Ansprechpartner, ist der Weg zur nächsten Buchung kurz. Liegen die Unterlagen nur in E-Mails und in den Apps der einzelnen Veranstalter, muss Ihr Kunde Ihre Nummer erst suchen.
Was eine Reisebüro-App können muss
| Anforderung | Warum es zählt | Woran Sie es erkennen |
|---|---|---|
| Unterlagen offline | Im Urlaub fehlt oft Netz, oder Daten kosten viel | Die Dokumente selbst liegen auf dem Handy, nicht nur ein Link |
| Ganze Reise an einem Ort | Flug, Hotel, Transfer und Mietwagen kommen oft von verschiedenen Anbietern | Alle Bausteine einer Reise stehen zusammen, mit Datum und Uhrzeit |
| Ihr Büro sichtbar | Der Kunde soll wissen, wer ihm die Reise verkauft hat | Name, Logo und Kontakt Ihres Büros in der App |
| Kontakt ein Fingertipp | Wer unterwegs eine Frage hat, ruft sonst den Veranstalter oder sucht im Netz | Anrufen oder Schreiben direkt aus der Reise |
| Kein Abtippen | Jede Reise von Hand einzutragen kann mehr Zeit kosten, als die App spart | Reisen kommen aus Ihrem Buchungsprogramm oder aus den Unterlagen in die App |
| Sicherer Zugang | Ein Zettel mit Code kann verloren gehen oder weitergegeben werden | Der Code allein öffnet die Reise nicht, der Reisende bestätigt sich zusätzlich |
| Mitreisende | Paare und Familien wollen die Reise auf mehreren Handys | Wer gebucht hat, kann Mitreisende hinzufügen |
Ein Wort zu „offline“: Innerhalb der EU sowie in Island, Liechtenstein, Norwegen, Moldau und der Ukraine telefonieren und surfen Ihre Kunden zu Inlandspreisen. In anderen Ländern gilt diese Regel nicht, und Datenroaming kann dort teuer werden (Your Europe). Wer in der Türkei, in Ägypten oder in der Karibik das mobile Internet abschaltet, braucht Voucher und Flugdaten auf dem Handy.
Drei Wege zu digitalen Reiseunterlagen
Eine eigene App entwickeln lassen
Eine App nur für Ihr Büro, mit Ihrem Namen und Logo im App Store. Das ist der aufwendigste Weg. Neben der Entwicklung brauchen Sie ein eigenes Entwicklerkonto: Das Apple Developer Program kostet 99 US-Dollar pro Mitgliedsjahr (Apple), bei Google Play fällt eine einmalige Registrierungsgebühr von 25 US-Dollar an (Google). Dazu kommt die Pflege: Jede neue Version von iOS und Android kann Anpassungen nötig machen.
Wichtig, wenn Ihnen ein Anbieter eine App „unter Ihrem Namen“ aus einer Vorlage anbietet: Nach Apples Richtlinie 4.2.6 werden Apps aus kommerziellen Vorlagen abgelehnt, wenn nicht der Anbieter der Inhalte sie selbst einreicht (App Review Guidelines). In der Praxis heißt das: Ihr Büro braucht ein eigenes Apple-Konto, und die App wird in Ihrem Namen veröffentlicht. Fragen Sie vorher, wer das übernimmt und wer die App betreut, wenn der Anbieter wechselt.
Eine gemeinsame App, in der Ihr Büro erscheint
Apple erlaubt Vorlagen-Anbietern ausdrücklich eine einzige App, die die Inhalte vieler Kunden enthält. Im Store steht dann für alle Büros dieselbe App, Ihr Kunde sieht nach der Anmeldung aber nur seine Reise und Ihr Büro. Sie brauchen kein eigenes Entwicklerkonto, und die Pflege für neue Handy-Versionen übernimmt der Anbieter. Der Nachteil: Im App Store steht nicht Ihr Name. Ihr Kunde sucht die App über den Namen, den Sie ihm nennen.
PDF per E-Mail und die Apps der Veranstalter
Der einfachste Weg kostet nichts: Sie schicken die Unterlagen als PDF, und viele Veranstalter, Reedereien und Fluggesellschaften haben eigene Apps. Für eine einzelne Pauschalreise reicht das oft. Bei Reisen aus mehreren Bausteinen muss Ihr Kunde aber in mehreren Apps und E-Mails suchen, und Ihre Telefonnummer steht höchstens in Ihrer E-Mail.
Datenschutz bei der Reisebüro-App
Reiseunterlagen enthalten Namen, Reisedaten und Buchungsnummern. Wenn ein Anbieter diese Daten für Sie speichert, verarbeitet er sie in Ihrem Auftrag. Sie dürfen dann nur mit Anbietern arbeiten, die geeignete technische und organisatorische Maßnahmen garantieren, und brauchen einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO). Fragen Sie vor dem Start:
- Gibt es einen AV-Vertrag? Ohne ihn sollten keine Kundendaten in die App.
- Wo stehen die Server? Ein Standort in Deutschland oder der EU macht die Prüfung einfacher.
- Wie kommt der Kunde an seine Reise? Ein Code auf Papier allein ist zu wenig. Besser ist eine zweite Bestätigung, etwa über die E-Mail-Adresse, die Ihr Büro vom Kunden hat.
- Können Sie einen Zugang wieder entziehen? Zum Beispiel, wenn ein Handy verloren geht oder eine Reise storniert wird.
Lohnt sich eine App für ein kleines Reisebüro?
Das hängt davon ab, was Sie verkaufen. Bei Fernreisen, Rundreisen und Reisen aus mehreren Bausteinen hat der Kunde viele Unterlagen und viele Fragen, dort spart eine App die meisten Anrufe. Bei Stammkunden, die jedes Jahr wiederkommen, zahlt sich aus, dass Ihr Büro auch zwischen den Reisen auf dem Handy bleibt.
Wenn Ihr Team jede Reise von Hand eintragen müsste, lohnt sie sich dagegen kaum. Dann ist eine gut sortierte E-Mail mit allen PDFs und Ihrer Telefonnummer der bessere Anfang.
Der Reisebegleiter von SendSite
SendSite bietet den zweiten Weg: die kostenlose App Reisebegleiter für iPhone und Android, im App Store und bei Google Play. Ihre Kunden sehen darin ihre Reisen, Flugzeiten, Hotel und Reiseunterlagen an einem Ort, auch ohne Netz. Auf jedem Bildschirm steht Ihr Reisebüro, und der Weg zu Ihrem Team ist ein Fingertipp. Sie können Ihren Reisenden Push-Nachrichten schicken.
Die Einrichtung hat drei Schritte: App laden, mit der E-Mail-Adresse anmelden, die Ihr Büro vom Kunden hat, und den Reisecode von Ihnen eintragen. Der Kunde bekommt dafür sechs Ziffern per E-Mail, der Code allein öffnet keine Reise. Kommt keine E-Mail an, schalten Sie den Kunden am Telefon frei. Mitreisende fügt hinzu, wer gebucht hat.
Abtippen müssen Sie nichts: SendSite Connect ist ein kleines Programm für Bürorechner mit Windows 10 und 11 oder macOS 12 und neuer. Sobald Sie in Ihrem Buchungsprogramm eine Reisebestätigung anzeigen oder drucken, bringt Connect die Reise in den Reisebegleiter Ihres Kunden. Ihr Buchungsprogramm bleibt, wie es ist.
Der Reisebegleiter gehört zum Abo Business Class für 149,99 € im Monat, monatlich kündbar, zusammen mit Connect, Nelly, Online-Terminen, Urlaub & Stunden und SendSite Studio. Die Daten liegen auf einem Server in Deutschland, der AV-Vertrag ist Teil der Einrichtung. Einzelheiten stehen unter Produkt und Preise.
Nicht das Richtige ist der Reisebegleiter, wenn Sie eine App mit Ihrem eigenen Namen und Symbol im App Store möchten. Die App heißt im Store für alle Büros gleich, Ihr Büro erscheint in der App.
Häufige Fragen
Was kostet eine eigene App für ein Reisebüro?
Die Entwicklung kostet je nach Umfang und Anbieter sehr unterschiedlich, holen Sie mehrere Angebote ein. Fest stehen die Store-Gebühren: 99 US-Dollar im Jahr bei Apple und einmalig 25 US-Dollar bei Google. Rechnen Sie außerdem mit laufender Pflege für neue iOS- und Android-Versionen.
Funktioniert eine Reise-App ohne Internet im Urlaub?
Nur, wenn die Unterlagen auf dem Handy gespeichert sind. Fragen Sie den Anbieter, ob die Dokumente selbst offline verfügbar sind oder nur ein Link dorthin. Beim Reisebegleiter liegen Reisen und Unterlagen auch ohne Netz vor.
Müssen meine Kunden für die App bezahlen?
Das entscheidet der Anbieter. Den Reisebegleiter laden Ihre Kunden kostenlos, bezahlt wird er über Ihr Abo.
Brauche ich für eine Reisebüro-App einen AV-Vertrag?
Ja, sobald ein Anbieter die Daten Ihrer Kunden für Sie speichert. Das verlangt Art. 28 DSGVO. Lassen Sie sich den Vertrag vor dem Start geben.
Können mehrere Mitreisende dieselbe Reise in der App sehen?
Bei vielen Apps ja. Achten Sie darauf, dass nicht jeder mit dem Code die Reise öffnen kann, sondern der Buchende Mitreisende freigibt. Im Reisebegleiter fügt er sie mit deren eigener E-Mail-Adresse hinzu.